Outil de travail indispensable pour certains, perte de temps pour d’autres, les réunions sont un élément central du monde professionnel. Elles peuvent se faire en présentiel, ou par vidéoconférence (surtout depuis la pandémie de coronavirus) mais le principe reste toujours le même : réunir ensemble plusieurs travailleurs.

Les réunions sont essentielles à la vie de l’entreprise, et il est illusoire de s’imaginer « un monde professionnel sans meeting ». C’est pourquoi il est important de les améliorer pour que ces réunions soient productives, intéressantes, et limitées dans le temps.

Quel type de réunion ?

Avant même de commencer à organiser une réunion, il est nécessaire d’en connaître l’objectif. Certains distinguent jusqu’à 12 types de réunion, mais, pour des raisons d’efficacité, nous allons nous limiter à seulement 3 grandes catégories totalement différentes

La réunion d’information

C’est le type de réunion le plus fréquent, dont le but est de communiquer et partager des informations. Celle-ci peut être descendante (de la direction vers les employés), remontante (des salariés au responsable), ou à plat (au sein d’une même équipe).

Il est important de minimiser la durée de ces réunions en allant droit au but. Une durée de 10 minutes est idéale, et en aucun cas elle ne devrait dépasser la demi-heure.

La réunion collaborative

Outil de travail puissant, la réunion collaborative permet de réunir des compétences différentes afin d’avancer sur un sujet. Il peut s’agir d’une réunion de projet, d’un brainstorming, ou d’une réunion d’urgence dans le cas d’un problème à résoudre.

Pour que ces réunions soient productives, deux points sont importants :

• Avoir un animateur chargé de recentrer les débats quand cela devient nécessaire.
• Imposer une durée maximum, quitte à convoquer une nouvelle réunion si la première n’a pas donné les résultats escomptés.

La réunion de formation

Plus poussée que la réunion d’information, la réunion de formation implique de transmettre des connaissances. Dans cette catégorie sont évidemment incluses les formations professionnelles, mais aussi les réunions commerciales (où l’on doit expliquer les avantages d’une solution) ou les séminaires.

Ce type de réunion demande de lui dédier le temps nécessaire pour l’acquisition des compétences par tous les participants. Elles sont donc généralement longues (plusieurs heures, parfois une journée entière) et doivent donc être rares et espacées dans le temps.

La préparation de ce type de réunion est primordiale.

Bien préparer une réunion

Aussi bien l’organisateur que les participants doivent être préparés à une réunion. Le succès dépend de l’effort de tous.

Définir les objectifs et l’agenda

Toute réunion doit avoir un objectif bien défini, et ce quel que soit son type. De même, il est de bon ton d’en indiquer la durée et le lieu. Exemples :

• Réunion d’information sur les résultats du premier semestre. Lundi 10 h-10 h 15. Réfectoire.
• Réunion multiservice sur l’avancement du projet de digitalisation. Mardi 14 h-16 h, Meeting Room 2.
• Formation premier secours dispensée par le SIDS local. Samedi matin 9 h-12 h, parking de l’entreprise.

Informer les invités

Il va de soi que tous les participants et intervenants doivent être prévenus en avance, pour qu’ils aient le temps de s’organiser.

Avoir tout ce qui est nécessaire au bon déroulement

Cela inclut évidemment tous les documents, graphiques, rapports et autres qui constituent la base de travail, mais aussi tous les « accessoires » auxquels on ne pense pas au premier abord :

• Stylo et papier, pour prendre des notes
• Rétroprojecteur, pour une meilleure visibilité des documents
• Une bouteille d’eau, pour les réunions qui durent plus d’une heure
• Un thermos de café, pour les réunions du matin, ou juste après la pause de midi

L’important est que tout le monde puisse se concentrer sur la réunion de travail de manière efficace.

Limiter le nombre de participants

C’est tout particulièrement vrai pour les réunions qui impliquent de prendre une décision, ou qui font intervenir le management.

Des études ont montré que plus de 70 % des cadres supérieurs considèrent qu’ils perdent leur temps en réunion. Ceci est dû en grande partie aux réunions qui ne les concernent pas directement, et auxquelles ils participent uniquement en raison de leur statut.

Ainsi, il n’est pas nécessaire d’inviter le DAF à la réunion stratégique dans laquelle les ingénieurs doivent décider si le nouveau produit doit être en fibre de carbone ou en aluminium…

Être efficace pendant la réunion

Une réunion parfaitement préparée peut quand même s’avérer inutile si celle-ci n’est pas maitrisée.

Détendre l’atmosphère

Il est contre-productif de se prendre trop au sérieux lors d’une réunion. Ceci crée une tension qui diminue l’efficacité et peut démotiver certains.

Un peu d’humour avant de se lancer dans les choses sérieuses permet d’impliquer tout le monde et d’établir une ambiance propice.

Encourager la contribution

Dans le cas d’une réunion collaborative, tous les participants ont quelque chose à apporter. L’organisateur doit donc s’assurer que tout le monde intervient.

Ceci peut impliquer de restreindre le temps de parole des plus volubiles, ou de forcer les plus timides à donner leur opinion.

Faciliter la prise de note

Le papier et le crayon fonctionnent toujours très bien, mais au 21^ème siècle le numérique est roi.

Il est probable que votre support de travail soit au format PDF, le plus répandu. Un outil pour convertir les PDF en Word, afin de pouvoir les éditer et prendre des notes directement est un gain de temps considérable.

Respecter le temps imparti

La plus grande erreur consiste à organiser une réunion de 30 minutes, et la laisser s’éterniser 45 minutes. Sur le long terme, cela ne fera que démotiver les participants.

Savoir gérer l’après-réunion

Pour qu’une réunion soit véritablement utile à l’entreprise, il doit en résulter quelque chose de concret.

Le rapport de réunion

Parfois appelé « minute », il est absolument indispensable. Un bon rapport de réunion doit inclure :

• Le nom des participants
• Le rappel de l’agenda et des objectifs
• Les points discutés
• Les décisions prises
• Les divers documents de travail

De même, il doit être transmis à tous les participants.

Le retour des participants

Même si cela est fait de manière informelle, il est utile de demander un retour d’impression des participants.

Cela permet de valider le format de la réunion (« La réunion a commencé à l’heure et s’est terminée comme prévue, c’est appréciable), de l’affiner grâce à quelques critiques constructives (« Cela m’aurait aidé d’avoir un support papier en plus de la présentation à l’écran ») ou de s’améliorer (« C’est dommage qu’en deux heures on n’ait pas réussi à se mettre d’accord sur un seul point »)

Planifier la réunion suivante

Lorsqu’une réunion se termine, il est temps de commencer à penser à l’organisation de la suivante.

L’expérience acquise permet de mieux la préparer, pour que celle-ci soit encore plus bénéfique. On rentre alors dans un cercle vertueux, qui fait que les réunions de travail redeviennent un outil efficace, que ce soit pour l’information, la résolution de problèmes, l’acquisition de connaissances ou la prise de décisions.

Vous connaissez à présent tous les trucs et astuces qui permettent d’améliorer vos réunions. Il ne vous reste plus qu’à les transmettre à vos collègues, et à les appliquer lors de vos prochaines réunions.

Hercule Leon

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