février 3, 2023

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Fonctions Excel que vous ne connaissez peut-être pas

 

Excel est l’un des programmes les plus utilisés du package Microsoft Office. Avec le traitement de texte, Word, et le créateur de diaporamas et de diapositives, PowerPoint, cette feuille de calcul est l’un des joyaux les plus précieux des outils offerts par la société Bill Gates. Depuis son lancement sur le marché, les services financiers et administratifs des institutions et entreprises publiques et privées ont utilisé cet outil. En effet, la plupart des cours destinés à la formation des professionnels administratifs et financiers comportent des matières spécifiques dans lesquelles les élèves apprennent à gérer ce programme avec compétence et efficacité.

Maîtriser toutes les options offertes par cette feuille de calcul n’est pas une tâche facile. En général, tous les programmes du package Microsoft Office ont des possibilités de performance bien plus étendues que 80 % des utilisateurs ne le savent. Même certains professionnels qui travaillent quotidiennement avec Excel terminent leur carrière professionnelle pour connaître le programme à 100 %. Sa fonctionnalité est si vaste et avancée que ceux qui savent utiliser correctement son potentiel sont en mesure d’optimiser leur travail jusqu’à 90 % de plus que le reste.

Quelques conseils pour utiliser Excel

Les fonctions de base d’Excel sont connues de la plupart des utilisateurs qui ont utilisé ce programme à des occasions ponctuelles. Mais ceux qui ont besoin de leur potentiel avancé pour travailler devraient connaître certains des raccourcis et astuces les plus efficaces d’Excel. Soyez assurés qu’ils optimiseront votre rythme et votre dynamique de travail.

Une des possibilités inconnues d’Excel est le remplissage instantané. Son utilisation est recommandée lorsque nous devons combiner les données de deux tables différentes. Naturellement, la première solution serait de recréer un tableau différent pour y déposer manuellement les données jointes aux deux tableaux. Cependant, avec l’option du remplissage instantané Excel remplira automatiquement le tableau pour nous. Si ce n’est pas fait automatiquement, nous pouvons suggérer cette action en appuyant sur Ctrl+E.

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En continuant dans le domaine de l’écriture manuelle, nous devons parfois entrer un algorithme ou une donnée alphanumérique. Cependant, Excel détecte automatiquement les signes mathématiques et les chiffres pour créer instantanément des équations et faire des opérations comme la somme, soustraire, diviser, etc. Pour que cela ne se produise pas et que nous puissions saisir du texte avec des symboles et des chiffres sans qu’aucune opération ne soit effectuée automatiquement, nous devons d’abord utiliser l’apostrophe. Au moment où cet élément est écrit avant le reste, tout le reste peut être inséré naturellement et Excel comprendra qu’il s’agit d’un texte simple et qu’il ne doit exécuter aucune commande automatique.

Quand les principaux problèmes d’Excel peuvent-ils apparaître?

Malgré la fonctionnalité profonde qu’Excel nous offre, ce programme n’est pas exempt de défauts qui nous empêchent de travailler normalement avec lui. Nous allons peut-être penser que notre fichier est endommagé, mais avant de le supprimer, nous devrions confirmer que nous ne sommes en présence d’aucune de ces erreurs courantes.

Le premier d’entre eux est Excel obsolète. Que le document provienne d’une version plus ancienne du programme ou qu’il soit plus ancien que le document, cette confrontation de versions générera généralement une erreur de lecture et nous ne pourrons donc pas ouvrir le document. Mettre à jour le programme est toujours le meilleur remède.

Un autre cas où nous rencontrons des obstacles est l’origine incompatible du fichier. Bien que Excel accepte généralement les fichiers générés par d’autres feuilles de calcul, il se peut que l’autre programme ait un format incompatible avec Excel. Si oui, nous devrons recourir à un convertisseur pour qu’Excel reconnaisse l’extension du programme et ouvre le document.

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Enfin, il est fréquent que les erreurs de lecture d’un fichier Excel proviennent de l’antivirus que nous utilisons pour protéger notre ordinateur. Notre recommandation est de le garder à jour, car ces mises à jour maintiennent la compatibilité de ce logiciel avec les programmes que l’utilisateur a sur l’ordinateur. Si l’erreur persiste, nous devrons autoriser manuellement Excel dans l’antivirus et supprimer la protection pour lui permettre d’ouvrir les documents.

Récupération automatique à partir d’Excel

Si les erreurs de lecture sont inconfortables, perdre un fichier que nous préparons et que nous n’avons pas enregistré ou perdu à cause d’une erreur, d’un formatage ou d’un dommage est encore plus pénible. Si nous écrivons le document et subissons une panne de courant, tous les progrès seront perdus, sauf si nous avons activé l’option de récupération automatique. Il s’agit d’un outil Excel qui enregistre l’avancement de notre document toutes les quelques minutes que nous pouvons programmer nous-mêmes. De cette façon, en cas de problème le récupérateur agira et lors de l’ouverture du programme, nous pourrons récupérer le fichier Excel que nous écrivions à partir du dernier moment où les données ont été enregistrées. Nous avons peut-être perdu une partie, mais 90 % du contenu a été sauvé.

Utiliser un récupérateur professionnel

Dans le cas où notre fichier Excel disparaît mystérieusement du dossier et que nous ne pouvons pas y accéder, il est préférable de recourir à un récupérateur professionnel. Il s’agit de certains programmes dont la mission est d’enquêter dans les entrailles de l’appareil pour localiser le document. Bien que le marché offre une large gamme de récupérateurs, Wondershare Recoverit est l’option la plus fiable et utilisée par les professionnels actuellement.

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Peu importe que vous cherchiez un document perdu sur votre ordinateur ou que vous ayez besoin d’une récupération des données du disque dur. Recoverit permet aux utilisateurs de rechercher tous les types de périphériques de stockage internes et externes pour trouver les fichiers que nous avons perdus et que nous devons sauver. Et bien qu’il puisse sembler une procédure complexe et accessible uniquement aux professionnels, ce récupérateur a une utilisation très simple et accessible à tous les types de clients. Il suffit d’indiquer l’endroit où le document était enregistré et l’analyse montrera les fichiers perdus pour pouvoir les sauver.

Des entreprises et des particuliers du monde entier utilisent déjà Recoverit pour protéger leurs documents les plus importants. En outre, il est disponible à la fois pour Windows et MAC, donc notre recommandation est d’y recourir si nous sommes confrontés à un tel inconvénient.